ウェビナーとは？今さら聞けない！ウェビナー開催に必要な基礎知識

近年における急速なインターネット環境の普及に伴い、セミナーの形態も大きく変化しました。

また新型コロナウイルスによる世界的なパンデミックの影響から、リモートワークを加速させ、これまで対面形式のみが主流だったセミナーが、オンライン開催が主流となり、大きく変化いたしました。

それがインターネット環境のもとビデオ配信を行う「ウェビナー」です。

ウェビナーという言葉を耳にすることも多くなったかと思いますし、実際にウェビナーに参加したことのある人も多いでしょう。

しかし、実際に自分がウェビナーを開催する立場になったときに、どういった準備をしてどのように配信を進めていけば良いのかが分からず、ウェビナー開催の一歩を踏み出せない人もいるのではないのでしょうか？

今回は、そんなウェビナー開催に関する基礎的なノウハウをご紹介していきます。

ウェビナーとは

まず、そもそも「ウェビナー」とは何なのかを整理していきます。

ウェビナーとは、ウェブ上でセミナーを行うことから、これらを掛け合わせてできた造語です。

ウェビナーという名称を使わずに、オンラインセミナーやWEBセミナーなどと表現することもあります。

開催者の顔を映すだけでなく、ウェビナー実施中に共有したいスライドや資料を画面共有しながら進行することができます。

そのため、参加者はオフラインでのセミナーと同様に、登壇者と資料のどちらも見たり聞いたりしながら、理解を深めてもらうことができます。

さらに、チャット機能やQ＆A機能、アンケート機能などのツールを活用すれば、リアルタイムで開催者と参加者で双方向のやりとりができます。

匿名での回答を設定することも可能ですので、大勢の前で質問をすることに抵抗がある参加者でも活用しやすいものとなっています。

ウェビナー配信ツールの活用

ウェビナーで使用するオンライン配信ツールに関しては、以下のようなものがよく活用されます。

• Zoom
• Google Meet
• Microsoft Teams
• YouTubeライブ

それぞれの配信ツールについて簡単に見ていきます。

01：Zoom

オンライン配信ツールとして使用されることが非常に多いのがZoomです。

参加者側は無料アカウントから参加することが可能ですが、開催者側は有料アカウントでないと、アンケート機能などのウェビナーならではの機能を使ったり、時間無制限で配信を行うことができません。

集客したい人数に合わせてその費用も変わりますので、チェックしておきましょう。

参照：https://explore.zoom.us/ja/products/webinar/

02：Google Meet

Google Meetでは、開催者・参加者ともにGoogleアカウントを取得していることが基本的には必須となります。

ただし、G Suite Enterprise、G Suite Enterprise Essentials、G Suite Enterprise for Education のアカウントを開催者が取得しており、そのアカウントからミーティングルームを作成した場合はGoogleアカウントを持っていない場合でも参加することが可能であるとされています。

また、ウェビナー自体の録画機能については、先ほど述べたG Suiteエンタープライズ版のアカウントを取得していないと録画することができません。

Zoomと同様、開催者は有料アカウントを取得している方がベターでしょう。

参照：https://apps.google.com/intl/ja/meet/

03：Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社が提供しているツールとなり、Microsoft アカウントを取得していることが基本的には必須となります。

この点に関しては、Google社のGoogle Meetと同様です。

また、MicrosoftのもつWordやPowerPointといったツールを、Microsoft Teamsの利用中に共同編集したりすることも可能なので、参加者と一緒にワークなどを行うウェビナーを検討している場合には便利な機能となります。

上記2つのツールと同じく、配信時間を無制限にしたり録画機能を使用したりするには有料アカウントが必要となりますので、やはり開催社は有料アカウントを取得することをおすすめします。

参照：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

04：YouTubeライブ

YouTubeライブでは、YouTube自体がGoogle社の提供するサービスであるため、開催者はGoogleアカウントを取得している必要があります。

そのGoogleアカウントで YouTubeチャンネルを事前に作成しておくことが前提条件です。（スマートフォンからの配信の場合は、チャンネル登録者数が1,000人を超えている必要あり）

YouTubeでライブ配信を行うためには、エンコーダというYouTubeで動画を配信するために必要な変換を行う配信用のソフトウェアをダウンロードしておくか、WEBカメラを準備しておく必要があります。

他の配信ツールとの大きな違いとしては、ライブ配信中でも巻き戻しをすることができることです。

少し聞き逃した部分は自分で巻き戻し再生を行いながら、再びライブに戻ることができます。

配信した動画は自身のチャンネルにアーカイブとしてずっと残せるため、配信後に参加者が何度も見返すことによってエンゲージが高まることも期待できます。

参照：https://www.youtube.com/intl/ALL_jp/howyoutubeworks/product-features/live/

上記で示したもの以外にもウェビナーに使用できるツールはたくさんありますので、実施するウェビナーの形式に合ったツールを選定していくようにしてください。

ウェビナー開催のメリット

続いて、実際にウェビナーを開催する立場としてのメリットについて整理していきます。

世界中どこにいても参加できる

まずは、インターネット環境ならではのメリットとして、日本、そして世界中どこにいても、インターネット環境さえ整っていれば、どこからでも参加者がアクセスできるという点です。

エリアでターゲットを絞っていない場合ですと、これは大きなメリットとなります。

もし限定したエリアに住むターゲットに向けたサービスを紹介したい場合でも、参加者は会場に足を運ぶ手間が省けるため、気軽にどこからでも参加することができるのが魅力です。

開催場所を抑える手間とコストが省ける

オフラインでのセミナーの場合、自社に大きな会議室などを構えていないかぎり、貸し会議室などの会場を確保する必要があります。

参加者のことも考えながら、アクセスがよく、かつ清潔感のある適切な大きさの部屋を探し、希望している日時を抑えるのは手間がかかるものです。

そのような会議室は人気があるため、急遽セミナーを開催しなければならなくなった場合や、延期が必要になった場合はその手配だけでもひと苦労。

さらに、会場を借りるにはもちろん費用がかかってしまいますので、セミナーを行うことによってその費用分をペイできるよう設計していく必要があります。

しかし、ウェビナーはこれらの手間やコストが一切かかりません。

もちろん、代わりに配信準備の手間や有料アカウントの費用はかかりますが、会場を借りたりする手間やコストに比べると大幅に軽減されます。

アーカイブを残せる

ウェビナーでは有料アカウントのツールを持っていれば、録画機能を使えるものが多数ありますので、ライブ配信終了後でもアーカイブを残すことができます。

アーカイブは、参加者限定で共有するといった特典として活用することもできますし、参加できなかった方にも共有をして、自社商品やサービスの認知を広めることもできます。

「当日聞き逃した部分がある」「他の社員にもウェビナーの内容を共有したい」といった参加者の希望を叶えることができ、エンゲージメントの向上が見込めます。

さらに、開催者側としても、配信の振り返りや次回の配信に向けた反省点の整理にも活用できるので、より精度の高いウェビナーをつくりあげることができるでしょう。

また、結果が出るウェビナーを作り上げ、そのウェビナーを録画して自動的に配信するように設定をすれば、持続的に質の良いリードを獲得することも可能です。

質の良いリードを獲得することができれば、更なる費用対効果の最大化を目指せます。

ウェビナー開催のデメリット

一方で、ウェビナーを開催するにあたってのデメリットについてもいくつか説明をしていきます。

参加者の反応がわかりづらい

オフラインでのセミナーだと、参加者の顔はもちろん、仕草や表情を見渡しながら登壇することができるので、ちょっとした反応をもとに話題を変えたり、雑談を交えるといったことがしやすいです。

一方で、ウェビナーでは参加者に顔を映してもらうようお願いすることはできますが、画面共有をして資料の説明をしていると、参加者全員の表情を確認することは難しくなります。

ちょっとした表情からアドリブを挟むといった進行をするのは少し難しいでしょう。

参加者の反応を知りたい時は、チャット機能やアンケート機能をウェビナー実施中に何度か挟むことで、言葉を通じて読み取るようにすることがおすすめです。

通信環境が悪くて配信ができない・配信が見られない可能性がある

まず、ウェビナー開催側の通信環境がきちんと整備されていなければ、配信は途中で中断されてしまったり、タイムラグが生じたりしてしまいます。

ウェビナーを行う際は、必ず通信環境に問題がないか事前にチェックをした上で本番を迎えるようにしてください。

また、いくら開催側が通信環境を整えていても、参加者の通信環境が悪ければ、参加者はウェビナーにストレスなく参加することができません。

お申込者には、事前に必要なツールやアカウントの設定、通信環境の確認などをお願いするようアナウンスしておくと良いでしょう。

ウェビナー開催にあたっての4ステップ

では、実際にウェビナーを開催するにあたって行うべき4つのステップについて見ていきます。

STEP1：ウェビナーの企画

まずは、どのようなウェビナーを実施したいのか、その目的から企画を立てていきます。

設定した目的に合わせて、どういった人がターゲットになるのか、ウェビナーに参加することでどういった情報を収集して欲しいのかなどを明確にしておきましょう。

そして、そのために必要なウェビナー内のアジェンダについても大枠を決めておきます。

STEP2：ウェビナー配信ツールの選定

ステップ1で設定したターゲットやアジェンダをもとに、その内容をスムーズに実現できる機能を兼ね備えている配信ツールを選定していきます。

各ツールで値段も変わるので、セミナーで利益を出すためにかけられるコストも考慮しながら慎重にツール選定をしていくことをおすすめします。

STEP3：配信機材や通信環境の整備

使用する配信ツールによって、準備すべき配信機材やインストールすべきソフトウェアなどが異なります。

また、インターネット回線は安定しているか、ライブ配信をしても問題がないかなどのチェックは必ず行う必要があります。

当日に想定外のトラブルが起きないように、配信機材や通信環境の確認は事前に設定を完了させておいてください。

STEP4：ウェビナーへの集客

環境を整えた上で、実際にターゲットに向けて集客を行っていきます。

集客方法に関してはさまざまな手法がありますが、WEB集客はウェビナーと親和性が高いと考えられています。

WEB広告を出したり、セミナー情報を掲載できるプラットフォームを活用するなどして、新規の参加者を獲得していきましょう。

また、既存顧客へのアプローチとしては、自社で保有している顧客情報をもとにメールやテレアポなどで案内をしていくことも効果的です。

どうしても自社で集客が厳しいと判断した場合は、集客代行サービスに集客だけを依頼するケースも考えられます。　

私たちがウェビナー集客をする上で大切にしているのは、集客開始前に必ず計画を立てることです。

ウェビナーには何名参加し、その後の商談率や成約率はどのぐらいかを想定して、目標の集客人数などを設定します。

広告費を使って集客するのであれば、費用対効果まで考え計画を策定します。

STEP5：ウェビナー申込者様へのリマインド

ウェビナー申込者へのリマインドも非常に大切です。

申し込んだ方が全員ウェビナーに参加するとは限りません。

リマインドをすることによって、ウェビナー参加を促したり、ウェビナーまでに温度感を高めておくことができます。

集客期間にもよりますが、リマインドは1週間前、3日前、1日前、当日に行うことで効果が期待できます。

ウェビナーのターゲット層によって、リマインドの回数や日時を設定するようにしましょう。

ウェビナー開催を成功させましょう

本コラムでは、ウェビナー開催に関する基礎知識をご紹介しました。

普段からインターネットを活用している場合はそこまで抵抗を感じないかもしれませんが、インターネットが苦手だという人にとっては、なかなかハードルの高いものだと思われるかもしれません。

しかし、正しい方法や順序をもとに、必要なツールや環境を整備していけば、誰でも気軽にウェビナーを開催することができます。

今回、ウェビナーを開催するのが初めてで、何から手をつければ良いのかわからない方や、ウェビナー集客から開催までに起こりうるミスを未然に防ぎたい方向けに「ウェビナー集客から開催まで丸わかりチェックリスト」を作成いたしました。

ウェビナー開催時に確認していただくことで、抜け漏れを防ぐことができることはもちろん、ウェビナー開催で失敗しないために私たちが気をつけているポイントもお伝えしています。

より良いウェビナー開催のため、お役立ていただけますと幸いです。