はじめに

セミナーへの集客において、重要なのが魅力的な案内メールの作成です。ターゲット層に刺さるメールを作成できれば、既存のメールリストに送るだけで効果的な集客が可能になります。しかし、うまく訴求できていなければ、そもそも開封すらされない可能性もあります。
本記事では、セミナー案内メールを作成する際のポイントや集客力アップのコツ、メールを送る際の注意点を解説します。セミナー案内メールのテンプレートと例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

セミナー案内メール作成のポイント【開封率・反応率UP】

セミナーの案内メールを作成するにあたって、重要なポイントは以下の4点です。

• タイトル・件名で興味を引く
• セミナーの内容・魅力を伝える
• 参加・応募方法を案内する
• 早めの応募を促す

 

タイトル・件名で興味を惹く

メールを開いてもらうためには、タイトル・件名で受け手の興味を惹くことが重要です。開きたくなるようなタイトル・件名に仕上げるためには、セミナーのターゲットとなる層を絞り込んだうえで、ターゲットに刺さる言葉を入れ込む必要があります。
また、件名を見ただけで受講のメリットが伝わるよう、セミナーの魅力を端的な言葉で表現することが重要です。数字を含めればより目に留まりやすくなり、開封率の向上につながるでしょう。
例えば、以下のような例が挙げられます。

■【不動産営業マン必見！】6ヶ月で契約数を5倍にしたセールストークとは（限定セミナー）

■先着30名様限定！税理士が教える最新の節税対策セミナーのご案内

■【有名インフルエンサーが登壇！】SNSフォロワー1,000人を目指すためのノウハウ（限定セミナー）

思わず聞きたくなるようなタイトルになっているか、痩身前に見直してみましょう。

セミナーの内容・魅力を伝える

案内メールの本文では、セミナーの内容や魅力が十分伝わるようにしましょう。
まずセミナーの基本情報として、開催日時やテーマ、当日の流れ、セミナー講師などを伝えます。そのうえで、参加者にどのようなベネフィットがあるのか明確に提示しましょう。セミナーでどのような情報を得られるのか、それによって参加者の未来がどう変わるのか、ポジティブにイメージさせることが重要です。
また、主催者やセミナー講師のバックグラウンドを紹介することで、権威性のアピールにつながります。肩書きや業界における過去の実績、テレビなどメディアへの出演歴などが掲載されていれば、「聞く価値がありそう」と感じる人が増えるでしょう。
ほかにもセミナー参加者限定の特典として、商品の割引やプレゼントがあることを魅力として伝えるのも効果的です。

参加・応募方法を案内する

セミナーに参加・応募する方法をわかりやすく案内することも重要です。申込期限や参加費用に加え、オフラインの場合は開催場所、オンラインであれば参加方法と使用するツールなど、必要な情報をもれなく明記します。
当日の詳細は直前のリマインドメールでも伝えられます。集客のための案内メールでは、端的にポイントをまとめるよう意識しましょう。
また、申込方法が複雑だったり、手間がかかりそうだったりすると、興味があっても申し込まないという人が増えてしまいます。メール返信やリンク先での簡単な入力のみで申込可能にするなど、手軽な申込方法を用意したうえで案内することが大切です。

早めの応募を促す

案内メールでは早めの応募を促しましょう。セミナーに興味があったとしても、開催日まで余裕がある場合はすぐに申し込もうとは思わないものです。そのまま忘れられたり、別の予定が入ってしまったりする可能性もあるため、メールを受け取ったタイミングでの応募を促すことが大切です。
具体的には、「参加者数に限りがある」「前回はセミナー本番〇週間前に定員が埋まった」などと伝えることで、興味のある層からの申し込みを促せるでしょう。

セミナー案内メールのテンプレート・例文

ここでは、実際にセミナーの案内メールを作成する際に使えるテンプレートと例文を紹介します。特に、テンプレートはそのまま活用可能です。例文を参考に、セミナーの魅力がしっかり伝わる案内メールを作成してみてください。

テンプレート

セミナーの案内メールのテンプレートは、以下のとおりです。

（件名）
〇〇セミナーのご案内

（本文）
株式会社■■
（受信者）様

いつもお世話になっております。
△△の（発信者）です。

このたび、弊社では（対象者）に向けて（セミナーの概要・目的）に関するセミナーを開催いたします。

（セミナーの具体的な内容やターゲットが抱えているであろう悩みなどを記載）

以上のようなお悩みに対して、〇〇社の〇〇氏を講師に迎え、セミナーを開催します。

（講師の実績や経歴を簡単に述べ、セミナーに参加するメリットを伝える）

【セミナーの詳細】
・開催日時　：×月×日（×曜日）、14：00～18：00（13：30受付開始）
・会場　　　：□□
・プログラム：
　　　【第一部】▲▲について（14：00〜16：00） 
　　　【第二部】◆◆について（16：00〜18：00）
・参加費　　：お一人様3,000円
・定員　　　：30名


本セミナーは30名様限定となっております。
前回は案内後すぐに定員となってしまいましたので、早めのご応募をお待ちしております。

参加をお申し込みの際は、以下応募フォームをご利用ください。
・セミナー応募フォーム：https://〜〜

または、以下の情報を沿えて以下メールアドレス宛に×月×日×時までにご連絡いただければ、参加枠を確保させていただきます。

メールアドレス：〜〜＠〜〜co.jp

————————————————————–
「（セミナー名）」に参加します。

会社名：
部署名：
役職：
お名前：
メールアドレス：
電話番号：
————————————————————–

ご不明点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
ご参加を心よりお待ちしております。

（署名）

 

例文

上記のテンプレートを使い、作成した案内メールを例文として紹介します。

（件名）
【EC担当者必見！】売上5倍を達成する「EC市場攻略セミナー」のご案内

（本文）
株式会社■■
（受信者）様

いつもお世話になっております。
△△の（発信者）です。

このたび弊社ではEC事業部のご担当者様に向けて、EC市場の攻略に関するセミナーを開催いたします。

■EC市場の現状や攻略のコツが知りたい
■自社ECサイトの構築方法・集客方法がわからない
■ECに取り組んでいるものの売上が伸び悩んでいる

以上のようなお悩みを抱えられている場合、ぜひ参加をご検討いただけますと幸いです。

当日は〇〇社の〇〇氏を講師としてお招きします。〇〇氏は100社以上のECサイト構築にコンサルタントとして携わり、売上・認知拡大に大きく貢献してきました。〇〇氏のノウハウを取り入れた結果、たった1年で売上が前年比5倍になった事例もあり、出版された「〜〜」はマーケティング部門でベストセラーを獲得しました。

今回はさまざまなマーケットで勝ち残ってきた〇〇氏の実践的なノウハウが聞けるのはもちろん、質疑応答の時間もございます。EC事業の展開にお悩みの方は、ぜひご参加くださいませ。

【セミナーの詳細】
・開催日時　：×月×日（×曜日）、14：00～18：00（13：30受付開始）
・会場　　　：□□
・プログラム：
　　　【第一部】EC市場の現状と攻略法（14：00〜16：00） 
　　　【第二部】自社ECサイトの運営ノウハウ（16：00〜18：00）
・参加費　　：お一人様3,000円
・定員　　　：30名

セミナー当日に使用する資料の一部を本メールに添付しております。セミナー参加をご検討の際はぜひご覧ください。

本セミナーは30名様限定となっております。
前回は案内後すぐに定員となってしまいましたので、早めの応募をご検討くださいませ。

参加をお申し込みの際は、以下応募フォームをご利用ください。
・セミナー応募フォーム：https://〜〜

または、以下の情報を沿えて以下メールアドレス宛に×月×日×時までにご連絡いただければ、参加枠を確保させていただきます。

メールアドレス：〜〜＠〜〜co.jp

————————————————————–
「（セミナー名）」に参加します。

会社名：
部署名：
役職：
お名前：
メールアドレス：
電話番号：
————————————————————–

ご不明点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
ご参加を心よりお待ちしております。

（署名）

 

セミナー案内メールの集客力を高めるコツ

ここではセミナー案内のメールで集客力を高めるコツとして以下4つの方法を紹介します。

• 別添資料を付ける
• 複数回にわたって案内する
• ツールによって分析・改善する
• 顧客リストを増やす

 

別添資料を付ける

セミナー案内メールの文面は端的に書くことが求められるため、本文だけでセミナーの魅力をすべて伝えるのは難しいでしょう。そのため、別途資料を添付することでセミナーの価値やイメージをより詳しく伝えるのが効果的です。
具体的には、セミナーの告知資料や当日の配布資料の一部を添付したり、詳細な情報を盛り込んだWebページを用意してURLを掲載したりといった方法が挙げられます。
メールを読んで興味を持ったものの、本当に自分に役に立つセミナーなのか確信できず、参加に踏み切れないという方は一定数います。別添資料によって「この内容なら役に立つ可能性が高そう」と感じてもらえれば、申し込みの後押しになるでしょう。

複数回にわたって案内する

セミナーの参加者は、案内を受けてすぐに申し込む方ばかりではありません。「気にはなっているが参加を決めていない」という層にアプローチするためには、複数回にわたって案内を送ることが大切です。
また、予約状況に変化があれば、あわせて伝えることで「早めに予約しなければ」と応募を促す効果が期待できます。初回の連絡では興味を惹かれなかった方も、業務で新たに発生した課題などに関連し、2回目以降の案内で興味を持つ可能性があります。
あまりに案内の頻度が高すぎれば逆効果になってしまいますが、ターゲットとなる層に向けて繰り返し魅力を伝えることはセミナー集客において非常に重要です。

ツールによって分析・改善する

メールの開封率や反応率を上げるためには、送ったメールに対する反応を都度分析し、改善を繰り返すことが重要です。
メールマーケティングにはさまざまなセオリーがあるものの、自社の顧客の特性やセミナーの内容によって当てはまらない場合もあります。そこで効果的なのが、メールツールの活用です。メールツールを導入すれば、反応率がよい時間帯を把握したり、反応を得やすい話題・アプローチ方法を探ったりできます。
例えば、ビジネスパーソンは午前中にメールを開くことが多いとされており、送信時間を午前9時に設定しておけば新着メールとして目に留まりやすく、開封率が上がる可能性があります。これらの法則を実際に運用し、自社の顧客に合う形で取り入れていくためにはメールツールによる分析と改善が有効です。

顧客リストを増やす

長期的な視点で集客力を高めるためには、メールを送る対象となる顧客リストを増やすことも重要です。
顧客リストを増やすための手段としては、メールマガジン（メルマガ）の配信が挙げられます。メルマガで有益な情報を日常的に発信し、購読者数を増やすことで、セミナーの案内を受け取る人数が増え、集客力の向上につながります。
ただし、日頃からメールマガジンで発信している内容と、セミナーのテーマが合致していなければ意味がありません。「関係のない案内が多い」と嫌悪感を持たれ、メルマガの解約につながってしまう可能性もあるので気をつけましょう。
また、自社サイトに無料のノウハウ集やマニュアルを掲載し、ダウンロード時にメールアドレスなどを登録してもらうことで顧客リストを増やすといったアプローチもあります。ダウンロードした資料が有益であれば、セミナー案内時に興味を持ってもらえる確率も高まります。

セミナー案内メールを送る際の注意点

セミナー案内メールを送る際には、以下の4点に注意しましょう。

• スケジュールに余裕を持って案内する
• 記載ミスがないかチェックする
• 情報漏洩の防止を徹底する
• セミナー案内以外のメールも送る

 

スケジュールに余裕を持って案内する

セミナーの案内メールは、日程に余裕を持って早めに送ることが大切です。案内メールを送っても受信者のセミナー当日のスケジュールが埋まっていれば、参加してもらえる可能性は低くなります。また、日程に余裕を持って送っていれば、初回メールの反応が悪かった場合に新たな施策を投じることも可能です。
案内開始の目安は、セミナーがオンラインかオフラインかによって多少変わります。オフラインなら1ヶ月以上前、オンラインで行なうウェビナーなら1ヶ月前を目安にしましょう。
オフラインセミナーの場合は、移動時間なども含めて予定を空ける必要があるため、より早めに案内しておく必要があります。一方、ウェビナーの場合はどこからでも自由に参加できるため、1ヶ月前に案内すれば十分でしょう。
初回の案内から複数回にわたってメールを送り、少しずつ参加者を増やせるようスケジュールには余裕を持たせましょう。

記載ミスがないかチェックする

開催日時やセミナーの内容、記載しているURLなどに間違いがないか、送信前には入念にチェックしましょう。Webページを参考資料として載せている場合や、申し込みフォームのリンクを付けている場合は特に要注意です。URLが正しいものになっているか、エラーになっていないか、実際にクリックして確認することが大切です。
セミナーに興味を持った人がクリックし、不備に気づいたとしても、わざわざ運営元に報告する可能性は低いでしょう。不備があればそのまま参加率の低下につながる恐れがあるため、送信前の確認を怠らないよう気を付けましょう。

情報漏洩の防止を徹底する

セミナー主催者として参加者の個人情報を扱うにあたり、情報漏洩のリスクには注意が必要です。セミナーの案内メールを送る際には、既存の顧客リストを利用し、一斉送信するのが一般的です。そのため、手違いがあれば参加者の個人情報をほかの参加者に送ってしまいかねません。
よくある事例として、BCCで全員にまとめて送信しようとしたものの、宛先をTOに設定してしまうといったケースがあります。情報漏洩自体が大きな問題になるうえ、既存顧客や社会からの信頼を失うことにもなりかねないため、十分注意しましょう。

セミナー案内以外のメールも送る

メルマガの登録者に対してメールを送る場合には、セミナーの案内ばかりにならないよう注意が必要です。
特に複数回にわたって案内を送っていれば、「毎回セミナーの宣伝だな」と思われてしまうでしょう。不要な情報ばかりだという印象を持たれれば、いずれメール自体が開封されなくなってしまいます。最悪の場合、メルマガの登録を解除されることもあるでしょう。
本来、メルマガは日頃の発信において有益な情報を届けることを役割としています。メルマガ読者にとって有益な情報の提供を続けつつ、合間にセミナー案内が入る程度が理想といえます。

まとめ

本記事では、セミナーの案内メールを作成する際のポイントや注意点、開封率・反応率を高めるコツについて解説しました。
セミナーの案内メールは、顧客の視点に立ってセミナーの魅力を端的に伝えることが大切です。権威性や数字などを盛り込み、思わず興味を惹かれるような件名・本文にすれば、案内メールの開封率や反応率は向上するはずです。メールツールなどを使って都度分析し、改善すれば、非常に強力な集客手段になるでしょう。
本記事で紹介したテンプレートや例文をうまく活用し、セミナー集客につながる案内メールを作成してみてください。