ウェビナー運営完全マニュアル【事前準備〜アフターフォローまで】

セミナー

2024/01/15

はじめに

ウェビナーを運営するには、申し込みフォームの作成や案内メールの送信、出欠確認、開催中のトラブル対応などやるべきことが数多くあります。

またオフラインのセミナーより手軽に開催できる一方、オンライン特有のトラブルも少なくありません。

本記事では、事前準備からアフターフォローまで含め、ウェビナー運営をスムーズに進行するためのポイントを解説します。

チェックリストのように使っていただければ、ウェビナーの運営中にトラブルで慌てるといった事態を減らせるはずなので、ぜひ参考にしてみてください。

ウェビナー運営マニュアル【事前準備の進め方】

ここでは、ウェビナー運営のなかでも事前準備の進め方にフォーカスし、以下12のポイントで解説します。

運営メンバーを組織する
必要な機材・ツールを揃える
セミナーの進行方法を決める
申し込みフォームを作成する
告知用資料を作成する
各媒体にて告知する
集客を開始する
当日の役割分担を決める
お問い合わせ・連絡に対応する
終了後アンケートに作成する
リマインドメールを送信する
リハーサルを実施する

やるべきことは多いですが、いずれもウェビナーを円滑に実施するために欠かせない項目です。ヌケ・モレがないよう確認していきましょう。

1.運営メンバーを組織する

まずはウェビナー運営に必要なメンバーを組織しましょう。

ウェビナー運営には事前準備から当日の運営、アフターフォローまで、さまざまな工程があります。

規模にもよりますが、運営メンバーとして講演者＋2～3名は最低限確保しておきたいところです。

特に当日の運営メンバーは、機材やインターネット環境などに不具合があった場合でも十分対応できるよう、余裕を持たせておきましょう。

2.必要な機材・ツールを揃える

ウェビナー開催に最低限必要な機材としては、パソコンやインターネット回線に加え、マイク、カメラ、ビデオ会議ツールなどが挙げられます。
マイクやカメラはノートパソコンに内蔵されているものでも問題ありませんが、音質や画質にこだわりたいなら別途用意しておきましょう。

ビデオ会議ツールは、参加人数や必要な機能（アンケート機能・質問機能・音声翻訳機能など）を踏まえて選定します。

メール配信ツールは、ウェビナー開催の案内メールやリマインドメール、お礼メールなどの配信を自動化・効率化するのに欠かせないツールです。

また、HTMLによってメール本文の装飾が可能になり、より魅力的なセミナー案内メールを作成できるというメリットもあります。

3.セミナーの進行方法を決める

セミナーの基本的な進行方法を決めておきます。具体的には、以下のようなポイントを検討し、目的に合った方法を選びましょう。

参加者とのコミュニケーション：一方通行か双方向か
配信方法：リアルタイムかオンデマンドか
プレゼン方式：講義形式かスライド形式か

講演者から一方的に情報を伝える形であれば、一方通行のコミュニケーションやオンデマンドでの配信でも問題ないでしょう。しかし、参加者からも意見を募りながら一緒にセミナーを作り上げていく場合は、双方向コミュニケーションを可能にしたり、リアルタイムでの開催を準備したりといった対応が必要になります。
自社にとって最適なセミナーのスタイルを検討し、最初に決めておきましょう。

4.申し込みフォームを作成する

参加申し込み用のフォームを作成します。作成方法としては、フォーム作成ツールを使ったり、自社サイトにHTMLやCSS、PHPなどのコードを記述して作成したりといった方法があります。
しかし、見栄えや使い勝手にこだわるなら、Web製作会社に依頼したほうがよいでしょう。デザイン性の高いフォームや、マルチデバイス対応のフォームなどを制作してもらえます。また、入力者の手間を省くオートコンプリート機能や、成果計測機能なども実装してもらえるため、集客につなげやすくなります。

5.メールのテンプレートを作成する

案内メールや申し込み完了メール、リマインドメールなど、全体発信用のメールはテンプレートを準備しておきましょう。1度作ってしまえば半自動化できるため、メール配信の作業を効率化できます。メールツール上やインターネット上にある「型」を利用するのがおすすめです。
メール作成時に特にチェックしておきたいのが、申し込みページやウェビナールームなどのURLです。別のURLになっていたり、URLが途中で切れていたりすれば、参加者から問合せが殺到することになります。ウェビナー運営のよくあるミスであるため、十分注意しておきましょう。

6.告知用資料を作成する

メールやSNS、メディアに掲載する告知用の資料も、余裕を持って準備しておきましょう。媒体ごとに最適な告知用資料を作成するためには、Web制作会社などと連携し、計画的に進行する必要があります。また、それらの告知用資料の誘導先としてLP（ランディングページ）を用意しておくことも、効果的な集客のためには欠かせません。
告知用資料を作成する際には、ウェビナーの臨場感を伝えられるよう工夫しましょう。テーマに興味があっても、どのような会場・雰囲気で実施されるのかわからなければ、参加に不安を感じるものです。過去に実施したウェビナーの画像・映像などがあれば、積極的に盛り込みましょう。ウェビナー当日の様子をうまく伝えられれば、参加に向けた後押しになります。

7.各媒体にて告知する

告知用資料が作成できたら、メルマガやSNS、メディア、広告など利用できる媒体に発信します。例えば、BtoC事業で若年層をターゲットにしているならSNS、BtoB事業ならオフラインの業界誌を選ぶなど、ターゲットに接触しやすい媒体を選ぶのが効果的です。
メルマガやSNSの場合は、日頃から購読者・フォロワーを増やすことで効率的な集客につながります。ウェビナーと関連度の高いトピックについて日常的に発信することで、信頼の蓄積にもつながり、申込率の向上も見込めます。

8.当日の役割分担を決める

当日の運営メンバーの役割をスケジュールに沿って細かく決めておきましょう。ポイントは、順調に進んだ場合だけでなく、参加者に対する案内や配信などにトラブルがあった際の対応フロー・担当者も決めておくことです。
ウェビナーでは、オフラインのセミナーと異なり、機器の不具合などによるトラブルが非常に多いです。トラブルが起きた際に誰がどのように対応するのか整理しておき、スムーズな運営につなげましょう

9.お問い合わせ・連絡に対応する

参加者からのお問い合わせや連絡があれば、都度対応する必要があります。返答の遅さは、セミナー主催者としての信頼を失うことにもつながりかねません。
効率よく対応するためには、お問い合わせや連絡自体を少なくする工夫も大切です。例えば、よくある質問と回答をまとめて告知資料に掲載したり、FAQページを設けたりします。また、同様のお問い合わせが続いた場合は、次回以降は案内メールに情報を盛り込むなど、改善していくことが大切です。

10.終了後アンケートを作成する

ウェビナー終了後に実施する参加者アンケートを作成しておきます。参加者アンケートはウェビナーに対する反応を確かめたり、見込み度の高い顧客を抽出したりするのに重要なため、ぜひ取り入れたい施策です。
アンケートの質問項目は、参加者の個人情報や参加のきっかけ、ウェビナーの評価、関心のある商品・サービスなど多岐にわたります。必要に応じて営業部門やマーケティング部門から、顧客に質問すべき内容を募るのもよいでしょう。

11.リマインドメールを送信する

ウェビナーはどこからでも気軽に参加できるからこそ、参加率が低くなりがちです。確実に思い出してもらえるよう、直前には数回にわたってリマインドメールを送信しましょう。
ウェビナーに興味はありながらも、申し込みから日数が経ったことで忘れてしまうという参加者は少なくありません。リマインドメールのタイミングや回数に正解はないため、参加率の変化を検証しながら調整する必要があります。

12.リハーサルを実施する

実際に使用する会場・機材を使って、問題なくウェビナーを配信できるかテストしておきます。実際の環境でリハーサルすれば、「音声が小さくて聞き取りづらい」「投票機能がオンになっていなかった」など、細かなトラブルがみつかるものです。
インターネット回線などは時間帯によって混み合う可能性もあるため、できる限り時間も本番に近い形でリハーサルしましょう。

ウェビナー運営マニュアル【当日の進行】

ウェビナー運営では、オンラインならではの進行手順や注意点があります。ここではウェビナー当日の進行のポイントを解説します。

ウェビナールームを作成する
機材。資料をチェックする
ウェビナー上の権限を設定する
ウェビナーツールの使い方を説明する
トラブル・問い合わせに対応する
アンケートフォームを送信する

ウェビナールームを作成する

ウェビナールームは開催の1時間前、遅くとも30分前には立ち上げておきましょう。直前になると参加者から「接続できない」との問い合わせが入る可能性があるためです。
早めにウェビナールームを作成しておくことで、参加者側も早い段階でアクセス可能かチェックできます。開始直前に初めてアクセスできる状態にしてしまうと、接続トラブルのあった参加者から問合せが集中するでしょう。

機材・資料をチェックする

リハーサルを実施していたとしても、少しの不具合で機材のトラブルは起こりえます。そのため、当日にもインターネット環境やマイク、カメラなどのテストは必ず実施します。早めにウェビナールームを作成しておき、開催までの待ち時間でテストするのがよいでしょう。
インターネット回線や音声だけでなく、パソコンの通知設定（メール通知など）がオフになっているか、参加者に見せるべきでないタブや文書が開いていないかといった点も要注意です。本番中に慌てることがないよう、細かなところまでチェックしておきましょう。
また、ウェビナー資料に不具合がないかも念入りに確認しておくべきです。資料の作成画面上では問題がなくても、ビデオ会議のツール上で見ると文字が小さくなったり、プレゼン内に組み込んでいたアニメーションがうまく作動しなかったりといったトラブルが起こりえます。本番の環境で問題がないか、ウェビナー資料のチェックも怠らないようにしましょう。

ウェビナー上の権限を設定する

Zoomなどのビデオ会議ツールでは、以下のように参加者ごとの権限を設定できます。

例えば、講演者が画面共有をしようとした際に権限がなければ、設定に時間を要します。ウェビナーの内容と照らし合わせ、参加者ごとに適切な権限を設定しましょう。

ウェビナーツールの使い方を説明する

参加者のなかにはウェビナーツールに慣れていない人もいます。そのため、投票機能やアンケート機能、質問機能などの使い方について、ウェビナー冒頭で説明するのがおすすめです。
例えば、せっかく参加者が質問しようと思っても、画面上のどのボタンから質問をすればいいかわからず、間に合わないというケースがあります。参加者は疑問を抱えたままセミナーを終えることになり、主催者側としても多くの質問が飛び交う活気あるセミナーにするチャンスを失うことになります。

トラブル・問い合わせに対応する

セミナー開催中には参加者から「音が聞こえない」「資料を送ってほしい」といった質問・問合せが届くことも少なくありません。運営メンバーのなかで役割を分担し、適宜対応しましょう。
事前に対応メンバーを決めておくことで、ウェビナーの進行を妨げることなく対応が可能になります。同じ問い合わせが多い場合は、講演者や司会役が1度アナウンスを入れるのも効果的です。

アンケートフォームを送信する

ウェビナー終了時には、参加者にアンケートフォームを送信し、回答を依頼します。ウェビナー終了後のフォローメールで依頼してもかまいませんが、セミナー当日の流れのなかで依頼したほうが回答率が上がりやすいためです。
回答率を高めるには、インセンティブを設けるのも効果的です。例えば、自社が実施したほかのセミナーの資料や、オリジナルレポートをプレゼントするといった方法が挙げられます。回答率を高められるうえに自社の認知度向上にもつながるため、一石二鳥です。

ウェビナー運営マニュアル【アフターフォロー】

多くの企業にとって、ウェビナーは1度開催して終わりではなく、その後も繰り返し取り組むことになります。ウェビナーをマーケティングの有効な手段とするため、以下5つのポイントを押さえてアフターフォローを行ないましょう。

参加者の出欠を確認する
フォローメールを送信する
アンケート結果を分析する
営業・マーケティング活動に続ける
ウェビナー実施を振り返る

参加者の出欠を確認する

事前の参加者リストをもとに、出欠を確認しましょう。ウェビナー開催中の入室者状況と照合したり、ビデオ会議ツールの出欠確認機能でチェックしたりするのが一般的です。
参加率が低い場合は、リマインドメールのタイミングや内容に改善の余地がないか分析します。また、ウェビナールームに入るまでの手順説明にわかりにくいところがあった場合なども参加率の低下につながるため、不備がなかったか見直しましょう。

フォローメールを送信する

ウェビナー開催後のフォローメールは、参加者とのコミュニケーションを継続し、商品・サービスの利用や問い合わせにつなげるための重要な施策です。また、参加者だけでなく欠席者に対してもフォローメールの送信は効果があります。
まず参加者に対しては、ウェビナー参加に対するお礼メールを送ります。あわせて関連セミナーの案内やウェビナーで使用した資料のダウンロードURLなども伝えることで、その後の関係を構築しやすくなるでしょう。
欠席者に対しては、同じウェビナーの次回開催日程や、関連するほかのセミナーの案内を送ります。都合が悪かっただけであれば、同じウェビナーに次回は参加してくれるかもしれません。興味がなくなった場合でも、関連するセミナーであれば新たに関心を引ける可能性は十分あるでしょう。

アンケート結果を分析する

ウェビナー終了時に実施したアンケートの結果をもとに、よかった点・改善すべき点を整理します。例えば、参加者の属性によって反応が異なる部分があれば、今後のターゲット選定に活用できるでしょう。
アンケートの分析結果は、ウェビナー運営メンバーだけでなく社内全体で共有することをおすすめします。アンケートにはウェビナーへの評価のほか、自社商品・サービスへの要望、見込み客が抱える悩みなどの貴重なマーケティング情報が含まれているためです。

営業・マーケティング活動につなげる

ウェビナーを自社の商品・サービスのマーケティング施策の一環として実施している場合は、営業やマーケティングの部隊と連携し、見込み客へのコンタクトを行ないます。ウェビナーによって課題を強く意識したタイミングでアプローチすることで、成果につながりやすくなります。
ウェビナーを通じて「業界における知識・経験が豊富」との印象を与えられていれば、見込み客は前向きに商品・サービスの利用を検討してくれるはずです。

ウェビナー実施を振り返る

ウェビナー運営全体を振り返り、より効率的かつ効果的なウェビナーになるよう改善点を洗い出します。はじめから完成度の高いウェビナーにするのは難しいため、改善のサイクルを回し、徐々にセミナーの成果を上げていきましょう。
事前準備からアフターフォローまで、運営チームで振り返るのはもちろん、アンケート結果など客観的なデータも用いて分析します。集客力やセミナー当日の満足度を上げていくことで、いずれウェビナーは強力なマーケティングツールとなるはずです。

まとめ

ウェビナー運営で成果を出すためには、事前準備・当日の進行・アフターフォローという3つの工程において、それぞれ入念な準備をして臨む必要があります。メールツールなどもうまく活用しながら、各工程の効率・精度を上げていけば、スムーズかつ効果的なウェビナーが実施できるでしょう。
はじめてのウェビナーをトラブルなく乗り切り、かつ成果を生み出すのは簡単ではありません。まずは1歩を踏み出し、回数を重ねるごとに改善を加え、成果の出るウェビナー運営となるよう取り組んでいきましょう。

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