【セミナー開催者必見】初めてのセミナー開催チェックリスト

セミナー

はじめに

皆様、セミナー準備の進捗はいかがでしょうか?
日々の業務に加え、セミナーを開催するとなると、毎日残業だ、、、と頭を抱えている方がいたり、自分が想像していたタスク量より、はるかに超えるタスク量に追われている方もいらっしゃるかもしれません。
まさに猫の手も借りたいとはこのことですよね。

多忙なあなたは、無駄なタスクを遂行することに、憤りを感じ、時間を取られることに過敏になっていることでしょう。

そこで今回は、セミナー開催に向けて必要なタスクのチェックリストを作成し、タスクの詳細についてもご紹介しています。セミナー準備を可視化することで、今自分が何を行うべきか、選択と集中をして、準備を進めていってくださいね。

セミナーは準備が最も大事と言われており、準備の段階でどれだけ仕込めるかが、セミナーの成功を左右します。どんなに人前で話すのがうまくても、準備がうまくいっていないと、その後の商品やサービスの購買や成約にうまく繋げることができません。
ですので、何度も言いますが、セミナーは準備が重要です。
本コラムでは、セミナー開催までの準備をセミナー準備と集客に分けてご紹介します。

セミナー準備

セミナー企画

セミナーを開催するに当たって、ここが一番大切です。セミナーの目的やターゲットだけではなく、セミナー終了後に参加者がどのような行動をとって欲しいかまで決めることで、セミナー内容がより明確に、ターゲットにより響くものを作ることができます。

ターゲット

誰に対して行うセミナーなのか、BtoBあるいはBtoC、求めている年齢層、職業を設定します。よく言われる例として、広告はターゲットが広すぎると誰にも響かず、売れません。理由は、広告を見た人が自分ごととして捉えられないからです。同様にセミナーでも同じことが言えます。届けたいターゲットが広すぎると誰に対してのセミナーなのかがわからないものになり、あなたが望む結果を得ることは難しいでしょう。

開催日時・定員

あなたのターゲットに沿った日程選定、定員を行いましょう。
BtoBであるならば、平日。BtoCであるならば、休日が良いとされています。競合他社のイベント状況や、会場近くのイベント情報と見比べて、慎重に日程を決めていきましょう。

また、ウェビナーを開催予定であるならば、セミナーの定員はあまり気にする必要はないかもしれませんが、会場型セミナーとなると定員を考慮しなければなりません。
定員が少ないセミナーほど、開催者が参加者と近い距離感でセミナーを行うことができ、次のアクションに繋げやすいという利点もあったりするので、定員設定も慎重に、なぜその人数と日程なのか、意図・意味を持った形で決定してくださいね。

セミナーの目的

セミナーの目的も様々ですが、セミナーを開催することによって自分たちにどのような利益が生まれるのか、なぜ開催するのかを意識して考えましょう。セミナーの目的の具体例を挙げると、「新規顧客の獲得、リードへの営業、リードの育成、、、」と言ったところでしょうか。目的を考えることで、次のセミナーのゴールも明確になります。

セミナーのゴール

セミナー後に、参加者にどのような状態になって欲しいのか、どのようなアクションを取って欲しいのかを考えます。あなたに取ってセミナーはどのような立ち位置なのかを確認しながら、ゴールを決めましょう。
ここまでで、ターゲット、目的、ゴールが定まりました。次はセミナーのシナリオ作りです。

セミナー内容

セミナーのゴールを元に、セミナー内容を考えます。あなたが参加者に求めるもの(セミナーのゴール)が確実に達成できるように、起承転結を大事にした、ストーリー性を持たせて参加者が引き込まれるような、そんな内容を心がけてください。

セミナー形式の決定

セミナーの種類は「会場型セミナー」と「ウェビナー」に分けられます。セミナーのターゲットによってどちらか一方、あるいはハイブリットの両方を選んでください。例として、ターゲットはいつも忙しいだろうから、ウェビナーにしよう。地域密着型のセミナーだから会場型のセミナーにしようなど、どちらの方が参加率が高いか、様々なターゲットの背景を探って、決定しましょう。

会場または配信方法の選定

会場型セミナー

会場型セミナーでは、セミナーを行う会場が必要になります。どのようなターゲットに向けてセミナー開催をするのかにも左右されますが、セミナーを開催したい日程や、目標から逆算して、早めに会場を押さえておくことをお勧めします。また、集客に過不足があった場合にも対応できるように対策を考えておくことも大切です。会場までのアクセスに関しても考慮するようにしましょう。

ウェビナー

ウェビナーでは、配信を行う媒体が必要になります。Zoom・Google Meet・Microsoft Teams・Youtubeライブなど様々あります。あなたのセミナーにあった媒体を選んでみてくださいね。
ウェビナーについてまたは配信媒体についてはこちらで詳しくご説明しています。

ウェビナーとは?今さら聞けない!ウェビナー開催に必要な基礎知識

またウェビナーにはリアルタイム配信とオンデマンド配信の2つがあります。
オンデマンド配信とは、あらかじめ動画ファイルを作成してサーバーにアップロードしておき、セミナー参加者がいつでも好きな時に、ファイルにアクセスして視聴できるという動画配信形式のことを指します。
リアルタイム配信では主に参加者との会話のキャッチボールが確実にできること。
オンデマンド配信では、セミナー回数が増える→業務の効率化ができること。がメリットとして挙げられます。どちらにもメリットデメリットがあるので、しっかり考慮しましょう。

プレゼン資料作り・配布資料・機材の準備

プレゼン資料・配布資料はセミナーの企画が決まり次第、作成しておくようにしましょう。社内の人や周りの人に聞いてもらったり、壁あてをお願いして内容をブラッシュアップしていくことが大切です。プレゼン資料・配布資料は、初めて見る方の気持ちになって、専門用語ばかりにはせず、わかりやすい言い回しを意識しましょう。
機材の準備も忘れずに行いましょう。特に会場型のセミナーを行う場合は、当日に備品を忘れた!ということのないように、貸し出した会場には何を備え付けてあるのかまで把握しておくとなお良いです。

いずれのセミナー形式にしても、サポートのスタッフとの連携がとても大切なので、セミナーの企画の段階から、認識を合わせておくことがセミナー成功の鍵になります。またセミナー主催者であるあなたが、タスク過多となり、セミナーに集中できないということはあってはならないので、サポートスタッフとの認識合わせの大切さが伺えるかと思います。

また、大枠で良いので、当日のスケジュールなども作成し、配布しておくと良いでしょう。
こちらはサポートのスタッフにも配布しておくこともオススメします。

メール作成

セミナーを開催するにあたって、メールは複数必要です。
・サンクスメール(申し込み完了メール)
・セミナーの詳細メール
・セミナーのリマインドメール
・セミナー開催までのナーチャリングメール

など様々あります。サンクスメールと詳細連絡メール、リマインドメールはテッパンですが、何より大切なのが、セミナーまでの温度感を保っておくナーチャリングのメールです。ここで温度感を維持する、または育てて上げることで、セミナーの参加率やその後の成約率も変化します。セミナー申し込みがあって安心するのではなく、セミナー参加予定者をほったらかしにしないようにしましょう。

さらに、参加率を高めるには、リマインドメールを送ることが鉄則です。リマインドメールはセミナー開催までに、2~3回を目処に、1週間前、3日前、前日と送るようにしましょう。あまり送りすぎると参加意欲を下げてしまうため、注意が必要です。セミナーのリマインドメールの内容は主に、日時と開催場所(ウェビナーであれば、参加URL)の確認です。加えて温度感が高まるようなメッセージも付け加えておくのも効果的です。当日の参加率を極限まで高めるためにも、忘れずに行いましょう。

アンケート作成

セミナー準備の最後はアンケート作成です。このアンケートでは、参加者の感想や意見を聞くことで次回セミナーに生かします。一度きりで成功するセミナーは少ないため、アンケート結果はもちろんのこと、セミナー中の参加者の様子なども含めて、アンケート結果をPDCAを回す上での材料にしてください。感想や意見を聞くアンケートだけではなく、今後のLP作成時に数字を使えるような満足度なども測れるようなアンケートだと、より改善が進みます。どんどんPDCAを回してより良いセミナーを目指しましょう。

セミナー集客

このように時間をかけてセミナー準備をしても、集客がうまく行かなければ、セミナーは開催できませんし、元も子もありません。初めてセミナーを開催するあなたは、自分のセミナーに人が集まってくれるのか、とても心配なはずです。
あなたが持っている、リストに集客をかけるのであれば、メルマガやテレアポ、、、
はたまた新規顧客の獲得に向けるのであればリスティング広告やポータルサイトの使用、、、
など、目的や欲しい参加者の温度感によって集客方法は様々です。また、セミナーのターゲットによって、適した集客方法は異なるので、一概にどれが正しい集客方法かどうかは断言できません。
ですが、集客方法についてはこちらで詳しく説明していますので、ぜひ参考にしてください。

初めて講座を開講するなら、知っておきたい集客方法

最後に

以上でセミナー開催までに行っておくべき業務になります。
セミナーを開催するに当たって、必要なタスクのチェックリストを作成してみました。

この一覧を参考にあなたのセミナーに必要なタスクを書き出し、日々のタスクに落とし込んでみましょう。今一度スケジュール管理を見直し、どうすればベストな状態でセミナーを開催できるのか逆算してみてくださいね。

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