はじめに

メールツールを利用することで、セミナー案内の際にメールの作成作業を効率化できます。

さらに、デザイン性の高いメールを簡単に作成できたり、開封率やクリック率を分析できたりといったメリットもあります。

ただし、うまく活用するためには自社の使用方法に合ったメールツールを選ぶことが大切です。

本記事ではメールツールのメリットや活用方法、導入時の注意点に加え、人気のメールツールサービスを5つ挙げ、それぞれの特徴を比較・解説します。

セミナー案内の効率・精度を上げたい方や、自社に合ったメールツールを探している方は、ぜひ参考にしてみてください。

セミナー案内におけるメールツールのメリット・活用方法とは

メールツールとは、メールマーケティングの効率・精度向上に役立つツールです。セミナー運営では大勢の参加者にさまざまな案内を送る必要があるため、うまくツールを活用して改善を図りましょう。

まずはメールツールを活用するメリットや活用方法として、以下のポイントについて解説します。

1. メール作成・送信を効率化できる
2. メールの到達率を高められる
3. 開封率・クリック率を測定できる
4. デザイン性の高いメールを作成できる
5. メルマガ配信にも活用できる
6. セキュリティ対策になる

1.メール作成・送信を効率化できる

まず、メールの作成・送信を効率化できることが大きなメリットです。

セミナーを主催する場合、セミナー開催の案内や申し込み完了の通知、開催直前のリマインド、開催後のフォローなど、参加者にまとめてメールで連絡する機会が多くあります。

メールごとに宛先を設定する必要があり、手間がかかるうえにミスも発生しやすいです。

メールツールを使うことで、事前に設定したリスト向けに一括でメールを送信できます。本文内の宛名も参加者データをもとに自動で挿入されるため、作業の効率化が見込めます。

2.メールの到達率を高められる

メールの到達率とは、相手にメールが届いた割合のことです。

通常のメールソフトで送信するよりも、メールツールを活用することでターゲットユーザーへのメールの到達率を高められます。

セミナー案内はメールを読まれなければ意味がないため、到達率は非常に重要です。

一般的なメールソフトで一斉送信する場合、スパムメールとみなされる可能性が少なからずあります。スパム認定されてしまったメールは、迷惑メールフォルダにすら届きません。

スパム認定のリスクがある状態は、セミナー開催の案内メールとしては致命的だといえるでしょう。

SPFやDKIMと呼ばれる送信ドメイン認証技術を使っているメールツールを活用すれば、スパム認定を回避し、より確実にメールを届けられます。

3.開封率・クリック率を測定できる

一般的なメールソフトでは、メールの送信後に受信者がどのような行動をとったのかわからないため、改善すべきポイントがわかりません。

一方でメールツールの場合は、メール自体の開封率やリンクのクリック率がわかるため、データを分析することで改善のヒントが得られます。

メールの開封率が低い場合は、メールのタイトルが魅力的ではない、もしくはメールの送信元として信頼されていない恐れがあるでしょう。

その場合、ターゲットユーザーに刺さるような件名をいくつか試して開封率の変化を検証し、最適なタイトルを導き出すといった対策ができます。

また、リンクのクリック率が低い場合であれば、メール本文内のリンクの設置方法や訴求の文章を見直す必要があるでしょう。

そういった検証・改善にデータを活用できる点が、メールツールの大きな利点といえます。

4.デザイン性の高いメールを作成できる

メールツールでは、HTML形式のデザイン性の高いメールを作成できます。

テキストの案内文にファイルとして画像を添付するだけでは、セミナーの魅力をうまく伝えるのは困難です。

HTMLメールなら、過去のセミナーの様子を本文内に画像で表示させたり、応募用のボタンを設けたりできます。

見栄えにこだわることで最後まで読まれる可能性が高まり、反応率も上がります。

視認性や成約率を高めるなら、ツールを用いてセミナーの魅力が伝わるメールを作成しましょう。ツールによっては専門的な知識が不要で、直感的なマウス操作のみでデザイン性の高いメールを作成できるものもあります。

5.メルマガ配信にも活用できる

メールツールはメルマガの配信にも活用できます。メルマガ配信はセミナー集客の手法としても効果的です。

メールによってセミナー集客を図るなら、そもそも配信先としてのリストを多く獲得しておく必要があります。

また、大量のメールアドレスをリストとして持っていても、相手に十分認知されていなければ開封すらしてもらえないでしょう。

メルマガで日頃から有益な情報を提供することで、配信先となるメルマガ購読者数が増えたり、「開く価値のあるメール」と認識してもらえたりといったメリットがあります。

多くのメールツールには、数回に分けて情報を配信する「ステップメール」など、メルマガ配信に役立つ機能が豊富です。

6.セキュリティ対策になる

セミナー案内メールを送るうえで注意したいのが、大量の個人情報を扱っているという点です。

メール配信の工程をすべて手作業で行なう場合、一斉送信のアドレスをBCCではなく通常の宛先に設定してしまうといったミスが起きかねません。

一度ミスをしてしまえば、個人情報である参加者のメールアドレスが全員に共有されてしまうことになります。

顧客の個人情報を流出させてしまえば、その顧客だけではなく社会的にも信用を失うことになるでしょう。

メールツールであれば自動で宛先が設定されるため、そのような人的ミスによる情報漏えいを防げます。

案内メールを送る頻度が高いのであれば、メールツールを活用して間違いが起きにくい仕組みを構築しておくのがおすすめです。

セミナー案内に使えるおすすめメールツール5選

メールツールには多様なサービスがありますが、特にセミナー案内におすすめなのは以下の5つです。

ここでは、それぞれのサービスの詳細や特徴を紹介します。なお、記事内で紹介している料金はすべて税別です。

blastmail

blastmailは18,000社以上の企業に導入されており、大企業から官公庁まで幅広いクライアントに支持されています。

直感的に操作できるシンプルなつくりが特徴的で、メール配信に最低限必要な機能だけを低価格で使えるのが魅力です。

費用は登録アドレス数によって月額3,000円～となっており、メール配信数には上限がありません。

また、宛名の自動差し込み機能によるメール作成効率の向上や、効果測定機能によるデータ分析・改善もできます。

2023年の調査では13年連続で新規契約顧客数シェア1位を獲得しており、初めてでも使いやすいと好評です。

配配メール

配配メールはメールマーケティングの機能に強みをもつメールツールです。

10年以上の安定したサービス提供と、10,000社以上の導入実績があります。配配メールの主な機能は以下のとおりです。

• HTMLメールの作成
• メルマガ登録・解除フォームの作成
• 顧客情報に合わせて配信できる「セグメント配信」
• メール経由で顧客がURLにアクセスしたことを知らせる「来訪通知」
• 前回のメールの開封時間に合わせて配信タイミングを最適化する「メモリー配信」

導入後にも電話・メールにてサポートが受けられるため、本格的なメールマーケティングのノウハウを求める事業者におすすめのサービスです。

Cuenote

Cuenoteのメール配信サービス「Cuenote FC」は毎時1,000万通の配信性能をもち、月間配信数は国内最大規模の69億通の実績を誇ります。

また配信設定を最短3ステップ、20秒で完了できるのも魅力です。
効果測定や分析、自動CVインポートなど、メールマーケティングに必要な機能が豊富で、すべて追加料金なしで利用できます。

セキュリティの高さや専任スタッフによるサポートもあり、高機能かつ安心できるサービスを求める方におすすめです。

料金は登録アドレス2,000件まで月額5,000円、5,000件まで月額10,000円と段階的に上がっていくシステムとなっています。

WiLL Mail

Will Mailはマウス操作のみでHTMLメールが簡単に作れるなど、直感的な操作性が魅力です。

グラフやヒートマップにより、配信結果を視覚的にリアルタイムで把握できます。

基本的なメール作成や分析機能は、月額4,000円～のシンプルプランで利用できます。

ステップメールや高機能なデータベースの活用をしたい場合は、月額10,000円～のプレミアムプランの登録が必要です。

料金は毎月のメール通数によって決まり、運用コストを最小限に抑えられます。

サポートは基本的に専用フォームからの問い合わせとなりますが、対応が早いと評判です。

初期費用が無料で最低利用期間は1ヶ月、無料トライアルもあるため、気軽に試しやすいツールといえます。

める配くん

める配くんは業界最安クラスの料金設定が特徴のメール配信サービスです。

める配くんにはフリープランがあり、登録アドレス120件・月間配信数500通までであれば、初期費用・月額費用ともに0円で利用できます。

登録アドレス数・月間配信数に応じて段階的に料金が上がりますが、基本的に安くムダのない料金プランとなっています。

コストを抑えられるだけでなく、ステップメールやHTMLメール、開封率取得といった機能も全プランで利用可能です。

リリースから約20年にわたってサービスを提供しており、実績やセキュリティ体制が充実しています。

コストパフォーマンスで選ぶなら、おすすめのメールツールだといえるでしょう。

セミナー案内にメールツールを使う際の注意点

セミナー案内にメールツールを使うメリットは多々ありますが、以下のような注意点も挙げられます。

1. コストがかかる
2. 運用に慣れる必要がある

注意点を押さえ、対策することでメールツールをさらに効果的に活用できます。

1.コストがかかる

メールツールの活用には、初期費用や月額料金がかかります。

セミナー案内のためだけにメールツールを利用するのは、コストパフォーマンスが悪いといえるでしょう。

そのため、メルマガの配信といった形で日頃から活用していくのがおすすめです。

メルマガ購読者を普段から増やしておけば、案内メールの配信によってより多くのターゲットにリーチできます。その結果、セミナー集客にもつながりやすくなるでしょう。

2.運用に慣れる必要がある

HTMLによってデザイン性の高いメールを作成したり、メールの開封率・クリック率を分析したりするには、ツール自体に慣れておく必要があります。

多様な機能を備えるツールをせっかく導入しても、使いこなせなければ意味がありません。

現場の社員が十分に使いこなせるようになるには、必要に応じて研修や勉強会を行なう必要もあるでしょう。

セミナー直前に導入しても十分に使いこなすことは難しいため、早めに導入し、社内にノウハウを蓄積しておきましょう。

まとめ

メールツールを活用することで、セミナーの案内メール配信を効率的に行なえるだけでなく、反応率の測定・分析やデザイン性の高いメールの作成にも役立ちます。

うまく活用できればセミナーへの申し込み増加に直結するため、案内メールの作成効率・効果を高めたいならぜひツールを活用しましょう。

またせっかくメールツールを利用するなら、メルマガ配信にも取り組むことで配信リストの獲得やターゲット層への認知拡大につながり、セミナー集客の有効なツールとなるはずです。

一方、メールツールの活用にはコストがかかることや、使いこなすためには操作に慣れる必要があることなど、注意点もあります。

早い段階で導入し、機能を使いこなすことで、メールツールをセミナー集客の効率・精度向上につなげてみてください。