はじめに
セミナー開催後に送るお礼メールは、参加者に対するフォローアップとして重要です。ただし、お礼メールを送っておけばそれで良いというものではありません。あらかじめ、お礼メールを送る理由やポイント、書き方について理解しておくと、成果に繋がりやすくなります。逆に、お礼メールの内容や送るタイミングを間違えると、参加者に読んでもらえない可能性があります。本記事ではセミナーのお礼メールの5つのポイントと書き方、文例を紹介します。
セミナー開催後にお礼メールを送る理由
セミナー開催後にお礼メールを送る大きな理由は、参加者との関係を深めることによって成果に繋げていくためです。
まず、セミナー参加者と良好な関係を構築する過程の第一歩として、セミナー参加への感謝を伝える必要があります。次に、セミナーの記憶が残っているうちに、セミナー開催者に対するイメージアップを働きかけておくことが大切です。
さらに、参加者に次のアクションを促すことも、セミナー開催後にお礼メールを送るべき理由です。セミナーに参加している間は熱心に視聴してくれたとしても、参加者がその後のアクションを自発的に起こしてくれるとは限りません。そこで、セミナー開催者から参加者に対して積極的にコンタクトを取る必要があります。セミナー開催者が次にできること・やるべきことを分かりやすく提示することにより、セミナー参加者は次のアクションを起こすきっかけを得られます。
セミナー開催後に送るお礼メール5つのポイント
セミナー開催後に送るお礼メールですが、漠然と送るだけではその後の成果に繋がらないだけでなく、参加者に読んでもらえない可能性もあります。成果に繋げるためには、次の5つのポイントを押さえることが大切です。
- セミナー開催後できる限り早く送る
- タイトルはわかりやすく簡潔にする
- セミナーの内容に触れる
- 参加者の次のアクションを促す
- 重要な参加者には個別に送る
各ポイントについて以下で説明します。
セミナー開催後できる限り早く送る
セミナー開催後、お礼メールはできる限り早く送ります。参加者がセミナー内容を鮮明に記憶しており、温度感が高いうちに送ることが重要だからです。
可能であれば当日中、遅くとも翌日または翌営業日までに送る必要があります。速やかに送れるように定型文やテンプレートを用意しておくのもよいですが、そのまま使い回すことは避けてください。セミナー内容に沿って適宜修正し、毎回、オリジナルのものを送ることが大切です。なお、開封率を上げる狙いで、お礼メールだけでなく、セミナー資料を送付する場合もあります。
タイトルはわかりやすく簡潔にする
お礼メールのタイトルは「〇〇社主催〇〇セミナーご参加のお礼」など、一目でお礼メールであることが分かる簡潔なものにします。参加者は多忙で、毎日大量のメールを受信しているかもしれません。お礼メールのタイトルが分かりにくいと、他の販促メールと区別できず、未読のまま終わったり開封前に削除されたりする可能性もあります。加えて、メールの発信元を分かりやすく伝えるために、送信者名は日本語表記に設定しておくのが理想です。
セミナーの内容に触れる
セミナー開催後のお礼メールは、参加者がセミナーの内容に対する振り返りができるように書くことが重要です。セミナーのタイトルやテーマ・内容を整理し、簡潔に記載しましょう。そうすることで、参加者はセミナー内容の理解を深めやすく、セミナー開催者への印象も強くなります。セミナーに参加してくれた事実をコミュニケーションや関係構築のきっかけにできれば、今後のセミナーへの招待や営業連絡などもスムーズになります。
参加者の次のアクションを促す
セミナーに参加してくれたことへのお礼を漠然と伝えるだけのメールを送ったとしても、参加者は読んで終わりにしてしまう可能性が高く、関係強化に繋がりません。セミナー開催後のお礼メールでは、アンケート回答や会員登録、次回セミナーへの参加、資料請求など、参加者にとってほしいアクションを促すことで、「次に何をすればよいか」を把握してもらうことが重要です。
重要な参加者には個別で送る
セミナーのお礼メールは、顧客になる確度が高そうな参加者や、ぜひ取引に繋げたい企業、既存顧客など、重要な参加者に対しては個別の内容で送ることで、成果に繋がりやすくなります。個別にお礼メールを送ることで特別感が演出され、参加者の優越感や思い入れを喚起できるからです。また、参加者の業種など属性を考慮し、自社の製品・サービスにおける活用方法の提案・事例などを記載するのも良案です。
重要度の高い参加者だけでなく、その他の参加者に対しても、複数パターンのお礼メールを用意し、使い分けるのが理想です。例えば、「途中参加・途中退出の参加者にはアーカイブ動画の案内を強調するような内容で送る」「温度感の低い参加者には、多くの内容を盛り込まず次のコンタクトに繋げるためのシンプルなものにする」といった工夫ができます。
セミナー開催後に送るお礼メールの書き方
セミナー開催後のお礼メールを、参加者との関係を強化するなどの成果に繋げるためには、以下の基本的な5つのポイントを意識する必要があります。
- 参加者に対する感謝を伝える
- セミナー内容を振り返る
- アンケートへの回答をお願いする
- 自社の製品やサービスについて触れる
- 次回セミナーについて案内する
それぞれについて以下で解説します。
参加に対する感謝を伝える
まず、お礼メールの冒頭でセミナー参加に対する感謝の気持ちを丁寧に述べることが大切です。参加者に良い印象を与えるためにも、ここをおろそかにしてしまっては本末転倒です。お礼メールを送る目的が、結局は営業目的であるなどと思われないよう、書き方に配慮する必要があります。
セミナー内容を振り返る
セミナー開催後のお礼メールでは、当該セミナーのタイトルや内容について振り返る内容を盛り込むことが重要です。参加者の記憶はセミナー後、時間が経過するにつれて薄れていきます。そのため、お礼メールで記憶を呼び起こし、セミナー内容に関するイメージの定着や強化を促すことが大切です。詳しく記載する必要はありませんが、セミナー内容の要点を簡潔に振り返るものにします。また、セミナーのアーカイブ動画へのリンクを掲載すると、一層効果が高まります。
アンケートへの回答をお願いする
セミナー開催後に送るお礼メールで、セミナーに参加した感想や満足度などに関するアンケートへの回答をお願いすることも重要です。その際は、アンケートフォームを別に用意しておき、リンクを貼り付ける形が一般的です。
アンケートの回答は、セミナーに対する反応や成果を分析し、その後のマーケティングに役立てるための重要なデータです。セミナー開催時にアンケートへの協力を呼びかけた場合であっても、お礼メールで重ねて依頼することにより、回答率が上がります。また、回答期限や回答にかかる時間を記載することも回答率を上げるためのコツです。
自社の製品やサービスについて触れる
セミナー開催後のお礼メールにおいては、セミナーに関連する自社の製品・サービスを紹介することによって、参加者に次のアクションを促すことも重要です。
次のアクションとして考えられるものは、主に以下の7つです。
- 問い合わせ
- 関連サービスや導入（活用）事例ページへの誘導
- 資料ダウンロード
- 無料相談
- 見積依頼
- アポイントの設定
- その他
ただし、すべてを盛り込むと参加者に敬遠されるおそれがあるばかりでなく、お礼メールの目的も不明瞭になってしまいます。1つか2つに絞り込むのが理想です。
次回セミナーについて案内する
セミナー開催後のお礼メールで、次回セミナーについて触れることも重要です。定期的にセミナーへ参加してもらうことが、参加者に対するナーチャリング（購入や契約に向けた育成）に繋がるからです。次回セミナーの内容や開催スケジュールが決定している場合は、セミナーのタイトルや日程・会場、参加申し込みの案内などをお礼メールに記載します。詳細が決まっていない場合でも、内容の予告やおおまかな日程を伝えておきます。セミナー参加直後で参加者の関心・熱意が高いうちに、次回セミナーの情報を共有することで、参加率が上がります。
セミナー開催後に送るメールの文例
ここまで見てきたポイントや基本内容を踏まえ、「全参加者に向けて一斉に送る場合」と「参加者に合わせて個別に送る場合」に分けて、セミナー後に送るお礼メールの文例を以下で紹介します。
一斉に送るメールの文例
セミナーの全参加者に向けて一斉に送るお礼メールを書く際は、参加者によって関心度や温度感が異なる点に注意が必要です。温度感の低い参加者に営業の意図を感じさせてしまうと読んでもらえない可能性が高いので、一斉に送るお礼メールでは、自社製品・サービスの紹介など次のアクションを促す内容を強調しすぎない書き方が理想です。
件名：株式会社〇〇主催〇〇セミナーご参加のお礼 セミナーにご参加いただいた皆様 この度はご多忙中、「〇〇セミナー」にご参加をいただきまして、誠にありがとうございました。 今回のセミナーは多数の方々にご参加いただき、主催者として幸甚の極みに存じます。 さて、今回の「〇〇セミナー」では以下の内容をご紹介しました。 〇〇について △△とは ××の手順 （など、セミナーのポイントを紹介） なお、セミナー内容のアーカイブ動画を下記URLより〇月〇日までご覧いただけます。 （アーカイブ動画のURL）https://xxxxxxxxx.com//xxxx-xxxx ご多忙中恐れ入りますが、セミナーにご参加いただいた感想を頂戴できますと大変有難く、以下のアンケートにご協力をお願いいたします。 アンケートの回答は、今後のセミナーや製品・サービス改善の参考にさせていただきます。 （アンケートフォームのURL） https://xxxxxxxxx.com//xxxx-xxxx なお、セミナー内で紹介しました製品・サービスの詳細については、以下のページをご参照ください。 （製品・サービス詳細ページのURL）https://xxxxxxxxx.com//xxxx-xxxx 弊社では定期的に〇〇に関するセミナーを開催しており、次回は〇月〇日〇時より90分間を予定しております。よろしければぜひ、ご参加いただけますと幸いです。 今後ともお付き合いのほど、どうぞよろしくお願いいたします。
なお、冒頭にある「セミナーにご参加いただいた皆様」を「〇〇様」「株式会社△△ 〇〇 〇〇様」など送信先によって個別に設定できると理想的です。
個別に送るメールの文例
セミナーの重要な参加者に送る個別のお礼メールでは、次にアクションを促す具体的な提案・誘導を記載しましょう。個別の参加者の関心・悩みや、参加者が属する企業の事業や製品・サービスの内容に触れ、「自社製品・サービスがどのように役立てられるか」を簡潔に伝えられれば理想的です。
件名：株式会社〇〇主催〇〇セミナーご参加のお礼 △△株式会社 〇〇 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 この度はご多忙中、「〇〇セミナー」へご参加いただきまして、誠にありがとうございました。 今回のセミナーは多数の方々にご参加いただき、主催者として幸甚の極みに存じます。 さて、今回の「〇〇セミナー」では以下の内容をご紹介いたしました。 〇〇について △△とは ××の手順 （など、セミナーのポイントを紹介） なお、セミナー内容のアーカイブ動画を下記URLより〇月〇日までご覧いただけます。 お早めにご確認くださいませ。 （アーカイブ動画のURL）https://xxxxxxxxx.com//xxxx-xxxx ご多忙中恐れ入りますが、セミナーにご参加いただいた感想などを頂戴できますと大変有難く存じます。 以下のアンケートにご協力をお願いいたします。 アンケートの回答は、今後のセミナーや製品・サービス改善の参考にさせていただきます。 （アンケートフォームのURL） https://xxxxxxxxx.com//xxxx-xxxx なお、セミナー内でご紹介しました製品・サービスの詳細については、以下のページをご参照ください。 〇〇を幅広く取り扱う△△株式会社様の日常業務効率化・コストカットのお役に立てるのではないかと自負しております。 （製品・サービス詳細ページのURL）https://xxxxxxxxx.com//xxxx-xxxx 弊社では定期的に〇〇に関するセミナーを開催しており、△△株式会社様と同業種における活用事例なども、今後のセミナーにて取り上げていく見込みでございます。 次回セミナーは〇月〇日〇時より90分間を予定しております。 よろしければ、次回もぜひ、ご参加いただけますと幸いです。 （参加申し込みページのURL）https://xxxxxxxxx.com//xxxx-xxxx 今後ともお付き合いのほど、どうぞよろしくお願いいたします。
まとめ
以上、セミナー開催後に送るお礼メールの5つのポイントと書き方、文例を紹介しました。
セミナーのお礼メールは、参加への感謝を伝えることはもちろん、自社のイメージアップや参加者との良好な関係構築のためにも重要なものです。本記事の内容を参考に、お礼メールを効果的に活用し、ぜひセミナーの成功とビジネスの発展に結び付けてください。
